Organizace času a určování priorit, jako cesta k duševní pohodě

Cítíte se neustále zahlceni úkoly? Máte pocit, že vám čas utíká mezi prsty a nestíháte vše, co byste chtěli?

Množství aktivit v práci i mimo ni, které musíme koordinovat a stihnout, je pro většinu lidí zavalující. Stres nám šlape na paty. Množství věcí, které si sami máme vyřídit, narůstá. Cítit se zaměstnaně pod tíhou co musíme, nestíháme, aj. se stalo i častou společenskou normou, asi jako povídání o počasí v Anglii. V důsledku tohoto se toho mnoho odkládá, až bude čas, až..

Téma zahlcení, vyčerpání, stresu, poruch spánku až panických atak, depresivních stavů a úzkostí je v mé praxi psychoterapie časté. Jedno je jisté, a to, že čas a pohodu nejde vykouzlit a bohužel i vitamínové doplňky nebo farmakoterapie mají jen částečný účinek. Pokud budete pokračovat dále v zaběhlých vzorcích myšlení a chování, často na sebe další důsledky nenechají dlouho čekat.

Ale skvělé je, že každý den je tu nová možnost začít jinak. V dnešní uspěchané době je organizace času klíčová pro to, abychom byli produktivní a zároveň si našli čas na to, co je pro nás důležité i na to, co nás baví.

Proč je organizace času tak důležitá?

Méně stresu: Když máte vše pod kontrolou, sníží se Vaše úroveň stresu.

Vyšší produktivita: Díky jasně stanoveným prioritám budete efektivněji pracovat a dosáhnete lepších výsledků.

Více volného času: Paradoxně, když si svůj čas zorganizujete, budete mít více času na odpočinek a koníčky. Může jít také o výsledek prioritizace. Když vše uvidíte sepsané, pravděpodobně si umíte spíše uvědomit, čemu se chcete věnovat a čemu nemusíte. Pokud dialog probíhá jen v hlavě, obvykle to tak nefunguje. Volný čas nevzniká, ale tvoří se.

Lepší vyváženost života: Organizace času vám pomůže vyvážit pracovní, rodinný a osobní život. Můžete si lépe uvědomit, kde Vám čas utíká. Jaké aktivity v každém sektoru jsou pro Vás důležité, které můžete delegovat atd.

Jak si tedy zorganizovat čas a prioritizovat si aktivity?

Na první velké plánování si udělejte dostatek času. Například den, kdy máte jen pro sebe. Zmapujte všechny své role a jednotlivé úkoly, které máte. Například jste-li student, plyne z toho řada dílčích úkolů. Pokud u toho i pracujete máte další seznam předpokládaných úkolů atd. Sepište si tedy všechny role a úkoly. Vše si můžete psát do jednoho sešitu nebo tvořit kartičky, se kterými se dobře manipuluje.

Roztřiďte je podle důležitosti a naléhavosti. Můžete použít barvy, číslování nebo cokoliv, co je Vám blízké. K dalšímu třídění můžete použít například Eisenhowerovu matici, tedy třídění na kategorie:

Důležité a naléhavé: Úkoly, které je třeba vyřešit okamžitě.

Důležité a nenaléhavé: Dlouhodobé cíle a projekty.

Nedůležité a naléhavé: Úkoly, které by mohly dělat i další lidé.

Nedůležité a nenaléhavé: Činnosti, které můžete odložit nebo úplně vyřadit, což je důležitá část.

Pamatujte také na čas pro Váš odpočinek, pravidelné i nepravidelné aktivity jako lékaři, nakupování dárků atd. V plánování byste vždy měli mít i rezervu, protože každý den se většina úkolů natáhne cca o 30 % času. A hlavně: berte to jako hru, která Vás posouvá.

Plánování a cíle

Vytvořte si měsíční, týdenní i denní plány. Vyhraďte si konkrétní časové bloky pro jednotlivé úkoly. Buďte realističtí a neplánujte si příliš mnoho úkolů na jeden den. Existuje mnoho aplikací a nástrojů, které Vám mohou pomoci s organizací času, vyberte si tedy ty, které Vám vyhovují.  Nebo si kupte pěkný sešit. Nezapomínejte pravidelně plán aktualizovat, protože mnoho si toho nemůžete naplánovat. Možná jste nemocní, přijede nečekaná návštěva nebo přišla velká zakázka. Je třeba tedy vše upravit a pokud máte i výše zmíněnou časovou rezervu, jde to lépe.

1. Pokud je to možné, delegujte některé úkoly na ostatní.
2. Uvolníte si tak čas na důležitější věci.
3. Naučte se říkat ne.
4. Neberte si na sebe více práce, než zvládnete.
5. Naučte se odmítat nové úkoly, pokud to není nezbytně nutné.

Tipy pro efektivnější práci

Pomodoro technika: Pracujte po krátkých intervalech (např. 25 minutách), po kterých následuje krátká přestávka a takto několikrát opakujte.

Minimalizujte vyrušování: Vypněte si notifikace na telefonu a najděte si klidné místo k práci.

Odstraňte multitasking: Soustřeďte se jen na jeden úkol, neodbíhejte k jiným.

Odměňujte se: Po splnění úkolu si dopřejte předem stanovenou odměnu. Může to být i vizuální odměna v podobě např. vhozeného špendlíku do sklenice za každý dokončený úkol, s postupem času uvidíte, jak se sklenice plní a co všechno jste dokončili. Občas stačí si i nahlas říci nebo si zapsat, co jste každý den zvládli. Nezaměřujte se jen na neúspěch, což je obecně pro náš mozek přirozenější akce.

Přiberte do plánování další osoby: Plánujete domácí práce, vaření nebo volný čas? Přiberte k těmto činnostem svoji rodinu. Pokud plánujete chodit cvičit, možná požádejte někoho blízkého o podporu. Často stačí sdílet úspěchy nebo se vzájemně podpořit rozhovorem k tomu, co řešíte.

Závěrem

Organizace času není jen o plánování, ale také o seberozvoji, psychickém zdraví a pohodě. Je to dovednost, kterou se můžete naučit a zdokonalovat. Díky správné organizaci času a prioritizaci budete mít větší pocit řízení svého života, ale hlavně budete spokojenější. V dalším blogovém článku se můžete dozvědět o navazujících tématech. A hlavně si pamatujte, že nemusíte v tomto všem být sami. Jsem tu pro Vás, pokud budete na cestě potřebovat průvodce.